Электронные таблицы Excel, помогают в работе многим специалистам, бухгалтерам, экономистам, юристам, администраторам и т.д. При приеме на работу, работодатель в первую очередь требует знание, этой программы. Потому как при ее помощи решаются многие рабочие вопросы, ведутся расчеты, анализы, создаются отчеты с формулами и диаграммами. Человеку не нужно сидеть с калькулятором и что-то вычислять вручную, за него это сделает Excel. В статье разберем, как работать с таблицами и формулами, пошаговая инструкция для начинающих.
Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция
Как работать в Excel? Если нет совсем никаких знаний, и глаза начинают разбегаться при открытии документа. В первую очередь, чтобы что-то понять, нужно успокоиться и подробно прочитать информацию. Разберемся с интерфейсом программы.
Открываем и видим много ячеек, которые занимают, практически весь лист документа, в них и происходит вся работа. Выше находится панель инструментов со значками. Если навести мышкой, то появится подсказка. На базе можно создавать свои программы для решения задач и каждый может этому научиться. Не верьте пользователям, которые говорят, что Excel, только для профессионалов, а не для чайников.
У программы есть несколько версий 2007, 2010, 2013 и 2016. Они похожи и различия незначительны, поэтому непринципиально, в какой именно будете работать. Все документы, созданные в экселе, называют книгами. Файлы рабочих книг имеют расширение .xlsx. Каждая книга открывается в отдельном окне программы. Если мы первый раз открываем документ, то нам будет предложено создать новую книгу и приступить к работе.
Начало работы
Создаем новую книгу и приступаем к изучению электронных таблиц. Под словом книга, в нашем понимании листы. Также и в экселе внизу появится вкладка “лист 1”, если нужны будут еще листы, то нажимаем на “+” и открываем сколько нужно документов. В версиях старше 2016, по умолчанию уже есть три листа. Каждый состоит из таблицы, а у таблицы есть строки и столбцы. Строки нумеруются от 0 до 1048576, а столбцы имеют обозначение латинских букв.
Чтобы просматривать документы, пользуемся панелью быстрого доступа, она нужна, чтобы выполнять команды. В любой вкладке нажимаем на значок треугольника, который смотрит вниз и выбираем нужные функции. Например: “открыть”, “создать”, “сохранить”, “вернуть” или “отменить”, при необходимости их можно убирать или добавлять. После настройки можно приступать к работе.
Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция
В первую очередь эксель, это набор данных. Что именно будем фиксировать в нашей таблице, каждая строка отдельная запись по какому-то действию, программисты это называют базой данных. Например, будем использовать таблицу для движения денежных средств:
- делим таблицу по датам, в первой ячейке пишем “дата”;
- во второй “кому” или от кого” мы принимаем или отдаем деньги;
- в третьей “причина отдачи” или “внесения денег”;
- в четвертой “вид движения”, это приход или расход;
- в пятой “сумма”, в шестой можно добавить “номер документа”, чтобы было понятно, на основании чего внесены данные, а в седьмой “комментарий”;
- при необходимости названия ячеек можно выделить жирным шрифтом, чтобы они выделялись;
- приступаем к заполнению строк, в зависимости от назначения, необязательно каждый месяц писать самостоятельно, можно просто написать январь и навести мышкой на низ ячейки, появится крестик, тянем его вниз и месяца заполняются автоматически;
- если деньги принимаем, то в строке “вид движения” пишем приход, если отдаем, значит, расход.
Как работать с таблицей в Excel
В основном программа используется для расчетов, а чтобы эти расчеты велись корректно, нужны формулы, вот их и рассмотрим.
- Щелкаем мышкой по ячейке и ставим значок “=”, далее вводим данные. Например, 11+11 и нажимаем “enter”, программа автоматически посчитает вычисление, в ячейке появится значение 22.
- Если нужно добавить вычисление, то снова щелкаем мышкой по значению и вводим новые цифры, после завершения “enter” и сумма поменяется, это используется, если каждый день в работе, меняются вычисления и нужно изменять данные.
- Значок” плюс”-прибавление, “минус”-вычитание, “звездочка”-умножение, “ черта под наклоном”-деление, “равно”-вычисление, горизонтальный треугольник-больше или меньше, смотря в какую сторону смотрит, со значком “равно”-больше или меньше, или равно.
- Если пропустить какой-то знак, формула посчитает неправильно.
- Эксель можно использовать для простых вычислений, в виде калькулятора или сложных. Например, для того, чтобы получить данные, сразу с нескольких ячеек “В1” +”В”-А1” и так далее.
- Если изменить значения, то формула выдаст новые значения.
- Приоритет программа отдает данным, которые заключены в “скобки”, поэтому при изменении последовательности, ставим скобки на значение.
Для подсчета суммы, пишем в столбце “=SUM” и выделяем столбцы с цифрами, которые нужно посчитать, нажимаем “enter”. Также можно построить график, выделяем столбец, нажимаем вставка и выбираем нужный график, который будет показывать увеличение или понижение продаж. Но данные добавляются каждый день. Заполняем следующую строчку, но сумма автоматически не меняется и график стоит на месте, пересчитывать постоянно неудобно. Поэтому мы преобразовываем в умную таблицу эксель.
Для этого нажимаем вкладку вставка, далее таблица и появляется окошко для корректировки диапазона, если это не нужно нажимаем “ок”.
Теперь наши записи превращаются в настоящую таблицу, которую Excel видит, как отдельный объект.
Читайте также:
Как указать сумму прописью в Excel
Разбираемся подробно со сводной таблицей в Excel
У каждой таблицы есть свое название, это видно в контекстной вкладке при выделении любой части таблицы. По умолчанию они называются “таблица 1,2,3” и так далее. Мы можем дать свое название, например, “отчет”.
Снова рассчитываем сумму, вводим простую формулу “=сумма”. Постоянно будут выходить подсказки, поэтому работать нетрудно. Далее выделяем диапазон, и как только указываем последнюю ячейку столбца, то ссылка приобретает другой вид. Можно посмотреть в строке формул, теперь это не диапазон с указанным адресом, а название столбца в конкретной таблице. Таблица “отчет”, столбец продажи, нажимаем “enter” и сумма посчитается.
Если формула длинная и большая таблица, то для подсчетов легче использовать клавиатуру, при каждом действии также будут выходить подсказки. Теперь, когда будем добавлять новые значения, они будут включаться в расчет, как формулой, так и графиком, если мы его добавим.
Как применять простые формулы в программе
В таблицу можно добавлять дополнительные столбцы. Для этого даем название заголовку и нажимаем “enter”, столбец становится частью таблицы. Например, он будет называться “комиссия” и в нем будут вычисляться комиссионные-10% от продаж. Делаем обычную ссылку на соседнюю ячейку и умножаем на 10 %.
Если мы работаем с обычным диапазоном данных, то потребуется внести формулу и скопировать данные до самого низа таблицы. А если в таблице, то формула будет автоматически протянута до последнего значения, что экономит время в работе. У каждой таблицы, есть свои заголовки, это обязательный элемент. Если таблица большая и ее нужно прокрутить вниз, то заголовки не исчезают, а двигаются вместе с листом.
Для таблиц предусмотрены различные настройки, которые могут пригодиться в работе.
Все они находятся во вкладке “конструктор”. Это контекстная запись, которая появляется при выделении ячеек, далее смотрим, что можно сделать:
- убрать ячейки с заголовками;
- добавить строку итогов, но она ограничивает добавление новых данных, хотя если таблица стационарная и рассчитана, например, на месяц или неделю, то функция удобная;
- убрать чередующие строки;
- выделить первый столбец жирным;
- выделить последний столбец;
- сделать чередующий формат столбцов;
- фильтр, который устанавливается по умолчанию можно убрать, хотя в основном, это не требуется, выбраны нужные функции;
- в группе стили таблиц, можно выбрать любой цвет таблицы, желтый, зеленый и т.д.;
- в группе инструменты, строим сводную таблицу из данной таблицы;
- удалить дубликаты или преобразовать в обычный диапазон, то если стало неудобно пользоваться таблицей, можно вернуться в диапазон;
Создание срезов, срез, это фильтр, выделенный в отдельный графический элемент, чтобы его настроить нажимаем кнопку со значком и выбираем те поля, которые будем использовать для фильтрации, один или несколько. Далее выбираем в срезе интересующую колонку, например продажи менеджера Иванова, для настройки самого среза, нажимаем параметры и выбираем, то, что нужно.
Данный самоучитель для начинающих, обучение содержит таблицы, формулы и как настроить работу с диапазоном и умными таблицами.