Во время заполнения различной важной документации может возникнуть необходимость в том, чтобы прописать сумму не только цифрами. Это занимает больше времени, чем написание суммы цифрами. Если дело касается не только одного документа, а сразу нескольких, то временные потери будут еще ощутимей. Ситуацию осложняют ошибки, возникающие во время написания всей суммы. Как избежать этих трудностей и автоматизировать процесс? В программе от Microsoft нет такого встроенного инструмента, чтобы функция сумма прописью в Excel указывалась автоматически. Но есть специальные надстройки, при помощи которых можно решить задачу.
Задействуем надстройку
Поменять цифры на буквы в утилите можно при помощи надстройки. Для этого необходимо предварительно скачать файл NUM2TEXT, после чего приступать к выполнению следующих действий. Сумма для Excel прописью прописывается автоматически после того, как будут выполнены следующие действия:
Запускаем Excel, жмем «Файл» и выбираем «Параметры».
Откроется отдельное окно, в котором следует выбрать «Надстройки».
Теперь в самом низу окна находим кнопку «Перейти». Жмем на нее.
Откроется еще небольшое окно. Нас интересует кнопка «Обзор». Нажимаем ее.
Находим ранее скачанный NUM2TEXT, выбираем его и нажимаем «Открыть».
Теперь этот элемент будет доступен в качестве надстройки. Остается оставить галочку напротив названия надстройки и снова нажать «Ок».
Теперь надстройка будет работать. Чтобы проверить ее работоспособность, необходимо в любой ячейке Excel написать любое число. Дальше выделяем другую ячейку. Слева от строки формулы находим значок «Вставить функцию». Кликаем по нему.
Перед нами откроется окно «Мастер функций». С его помощью сумма прописью Excel будет выстроена таким образом, что любые обозначения цифрами будут трансформироваться в буквы. Для этого из списка выбираем функцию «Сумма_прописью». Изначально функция отсутствует в программе, но она появляется после установки надстройки. Также рекомендуем в строке «Категория» выбрать «Полный алфавитный перечень».
После того как функция была найдена, выделяем ее и нажимаем «Ок». Откроется экран с аргументами функции. Оно содержит только одну строку. В эту строку вписываем число.
Если сделать все правильно, во втором выделенной ячейки указанная сумма отобразит прописью – в рублях и копейках.
Можно внести в поле адрес любой ячейки. Это делается либо указанием координат ручным способом, либо указанием определенной ячейки еще на экране аргументов функции.
Особенность программы еще и в том, что Excel сумма прописью формула прописывается еще проще без вывоза отдельных окон. Для этого необходимо прописать следующий синтаксис:
Сумма_прописью(сумма) или Сумма_прописью(координаты_ячейки)
В строке прописываем =Сумма_прописью(1990) и жмем «Enter». Как видим, результат один и тот же.
Еще одна полезная опция: в ячейку А2 вписываем определенное число, а в строке указываем функцию =Сумма_прописью(A2). Выбираем любую другую ячейку и жмем на клавиатуре «Enter».
Результат будет таким же – в выбранной нами ячейке отобразится сумма прописью Excel. Как видим, несмотря на отсутствие в программе встроенного отдельного инструмента задача решается путем установки надстроек. Дальше пользователю необходимо выполнить простые действия, чтобы решить поставленную задачу. В этом нет ничего сложного, на всю работу уходит всего несколько минут свободного времени.
Читайте также: Разбираемся подробно со сводной таблицей в Excel